Inilah Pengertian, Fungsi, Tujuan dan Tugas, Unsur dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran Lengkap

Pengertian, Fungsi, Tujuan dan Tugas, Unsur dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran Lengkap – Administrasi perkantoran adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia dan distribusi barang dan logistik dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

George R. Terry

Menurut George R. Terry, Administrasi Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

Millis Geoffrey

Menurut Millis Geoffrey, Administrasi Perkantoran adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

W.H. Evans

Menurut W.H. Evans, Administrasi Perkantoran adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.

William Leffingwell dan Edwin Robinson

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, Administrasi perkantoran merupakan cabang ilmu manajemen yang berbicara pada pelaksanaan pekerjaan dalam perkatoran secara efisien, dimana, dan kapan pekerjaan itu mesti dilakukan.

Fungsi Administrasi Perkantoran

Fungsi Rutin
Fungsi Rutin Administrasi perkantoran adalah fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal yang mencakup pengarsipan, penggandaan dan lainnya. Biasanya fungsi rutin dilakukan oleh para staf administrasi yang harus bertanggung jawab atas aktivitas administrasi dalam sehari-hari.

Fungsi Teknis
Fungsi teknis administrasi perkantoran yaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan keterampilan dalam perkantoran yang memadai, misalnya mengetahui penggunaan beberapa software. Fungsi teknis ini sering dilakukan para staf administrasi yang berada di departemen Teknologi Informasi.

Fungsi Analisis
Fungsu ini dalam administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran yang kreatif dan kritis diikuti dengan adanya kemampuan dalam mengambil keputusan. Fungsi analisis ini biasanya dilakukan oleh seorang asisten manajer yang memiliki tanggung jawab dalam mendukung keputusan yang dibuat atasannya.

Fungsi Interpersonal
Fungsi pada administrasi perkantoran ini membutuhkan penilaian dan analisis yang akan menjadi dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berkaitn dengan orang lain. Fungsi interpersonal ini sering dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik jabatan menjadi manajer dalam suatu organisasi.

Fungsi Manajerial
Fungsi administrasi perkantoran ini membutuhkan perencanaan, pengoraganisasi, pemotivasian dan pengukuran. Biasanya fungsi manajerial ini dilakukan oleh staf yang setingkat dengan manajer yang akan bertanggung jawab akan pelaksanaan sistem dan prosedur dalam administrasi organisasi.

Tujuan Dan Tugas Administrasi Perkantoran

Adapun tujuan dan tugas  dari administrasi perkantoran, diantaranya:

• Menangani segala keluhan atau pertanyaan dari konsumen tentang prosedur dan kebijakan.
• Mengawasi segala pekerjaan kantor dan administrasi guna memastikan adanya kepatuhan terhadap standar kualitas, tenggat waktu dan prosedur yang tepat.
• Memberikan bimbingan pada karyawan dalam menangani permasalahan yang sulit.
• Menerapkan kebijakan dan memberikan standar pelayanan didalam hubungan dengan manajemen.
• Mendiskusikan masalah prestasi kerja kepada karyawan guna  mengidentifikasi penyebab dari segala permasalahan dan berusaha menyelesaikan permasalahan tersebut.
• Melatih karyawan untuk menjalankan tugasnya.
• Merekrut karyawan, wawancara dan memilihnya.
• Menafsirkan dan mengomunikasikan segala prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada staff.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur-unsur administrasi perkantoran melputi:

• Organisasi, yaitu tempat dan kerja sama langkah kerja dalam mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah ditetapkan)
• Manajemen, yaitu rangkaian kegiatan penataan secara teratur agar pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran berjalan secara teratur dan terkendali.
• Personalia, yaitu bentuk aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam organisasi kerja.
• Keuangan, yaitu kegiatan yang dilakukan terkait dengan pengelolaan anggaran.
• Perlengkapan, yaitu kegiatan mengelola segala kebutuhan perabotan kantor, mesin kantor, alat tulis kantor, dan perlengkapan ruang kerja lainnya.
• Ketatausahaan, yaitu aktivitas pengolahan informasi yang dibutuhkan untuk membantu proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi.
• Komunikasi, yaitu aktivitas yang menyelenggarakan pendistribusian informasi pada proses penyelesaian pekerjaan pada organisasi kerja.
• Hubungan masyarakat, kegiatan yang menghubungkan kepentingan internal organisasi kerja dengan eksternal organisasi kerja yang ada kepentingan dengan organisasi kerja atau sebaliknya.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup administrasi perkantoran meliputi:

1. Kegiatan kantor, hal ini meliputi:

• Perencanaan perkantoran
• Pengorganisasian perkantoran
• Pengarahan perkantoran
• Pengawasan perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran, hal ini meliputi:

• Lokasi kantor
• Gedung
• Peralatan
• Interior
• Mesin Kantor

Demikian yang bisa saya bahas tentang ”Pengertian, Fungsi, Tujuan, Tugas, Unsur dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran Lengkap“, semoga bermanfaat dan jangan lupa ikuti postingan kami berikutnya.

Inilah Pengertian Manajemen Aset, Contoh Aset, Tujuan dan Siklus Manajemen Aset Lengkap

Pengertian Manajemen Aset, Tujuan, Contoh Aset dan Siklus Manajemen Aset Lengkap – Manajemen Aset adalah proses pengambilan keputusan dean implementasi yang sesuai dengan akusisi, penggunaan dan pembagian aset tersebut. Pengertian Aset sendiri yaitu segala sesuatu yang mempunyai nilai ekonomi yang bisa dimiliki baik oleh individu, perusahaan, ataupun pemerintah yang bisa dinilai secara finansial.

Terdapat 2 jenis aset yaitu aset berwujud dan aset tak berwujud:

• Aset Berwujud berarti aset atau kekayaan tersebut nampak dan berbentuk. Contoh aset berwujud antara lain: Bangunan, Tanah, Jalan, Peralatan dan lain sebagainya.
• Aset Tidak Berwujud, berarti aset atau kekayaan tersebut tidak berbentuk secara fisik. Contoh aset tak berwujud antara lain: Hak Cipta dan Hak Paten.

Gima Sugiama (2013)

Menurut Gima Sugiama, Manajemen Aset adalah ilmu dan seni untuk memandu pengelolaan kekayaan yang mencakup proses merencanakan kebutuhan aset, mendapatkan, menginventarisasi, melakukan legal audit, menilai, mengoperasikan, memelihara, membaharukan, atau menghapuskan hingga mengalihkan aset secara efektif dan efisien.

Departemen Transportasi Amerika Serikat (1996)

Menurut Departemen Transportasi Amerika Serikat, Management Asset is a systematic process of maintaining, upgrading, and operating physical assets cost effectively.It combines engineering principles with sound business practices and economic theory, and it provides tools to facilitate a more organized, logical approach to decision making.Thus, asset management provides a framework for handling both short and longrange planning.

Siregar (2004)

Menurut Siregar, Manajemen aset adalah salah satu profesi atau keahlian yang belum sepenuhnya berkembang atau populer di lingkungan pemerintahan maupun di satuan kerja atau instansi

Tujuan Manajemen Aset

Adapun tujuan dari manajemen aset yaitu:

• Meminimisasi biaya selama umur aset bersangkutan
• Dapat menghasilkan laba maksimum
• Menunjukan kejelasan status kepemilikan aset
• Menginventarisasi kekayaan daerah dan masa guna aset
• Untuk mengamankan aset
• Sebagai dasar penyusunan neraca akuntansi
• Dapat mencapai penggunaan serta pemanfaatan aset secara optimum

Siklus Manajemen Aset

Adapun tahapan-tahapan dari manajemen aset yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu siklus. Berikut siklus manajemen aset:

Perencanaan Kebutuhan Aset

Pada tahap ini pihak manajemen aset merencanakan hal apa saja yang dibutuhkan untuk pengelolaan aset. Misalnya kebutuhan untuk pengadaan, inventarisasi, perawatan dan lain sebagainya.

Pengadaan Aset

Pengadaan aset ini merupakan kegiatan untuk mendapatkan aset. Aset seperti barang atau jasa dapat diperoleh dengan menggunakan biaya sendiri atau dari pihak lain begitupun dengan pelaksanaannya.

Inventarisasi Aset

Tahap ini merupakan rangkaian kegiatan mengidentifikasi kualitas dan kuantitas aset secara fisik ataupun non fisik dan secara yuridis atau legal, tiap aset diberi kodefikasi dan didokumentasikan untuk kepentingan pengelolaan aset bersangkutan.

Legal Audit Aset

Pada tahap ini dilakukan pengauditan mengenai status aset, sistem dan prosedur pengadaan, sistem dan prosedur pengalihan. Selain itu, dilakukan pula pengidentifikasian adanya indikasi permasalahan legalitas, sekaligus pencarian solusi untuk masalah tersebut atau yang terkait penguasaan dan pengalihan aset.

Penilaian Aset

Tahap ini merupakan proses kerja untuk menentukan nilai aset yang dimiliki, sehingga bisadi ketahui dengan jelas nilai kekayaan yang dimiliki, yang akan dialihkan ataupun yang akan dihapuskan.

Pengoperasian Dan Pemeliharaan Aset
Pada tahap ini aset yang dimiliki dimanfaatkan dalam menjalankan tugas dan pekerjaan guna mencapai suatu tujuan. Selain itu segala bentuk aset juga dijaga dan diperbaiki agar bisa dioperasikan dan berfungsi sesuai dengan harapan.

Penghapusan Aset

Setelah melakukan penilaian aset, maka akan terlihat aset yang kira-kira tidak terlalu menguntungkan bagi perusahaan. Aset-aset tersebut selanjutnya akan masuk tahap penghapusan.Tahap penghapusan terbagi menjadi dua bagian yaitu:

• Pengalihan Aset
  Usaha memindahkan hak dan atau tanggung jawab, wewenang, kewajiban penggunaan, pemanfaatan dari sebuah unit kerja ke unit yang lainnya di lingkungan sendiri seperti penjualan, penyertaan modal, dan lainnya.
• Pemusnahan Aset
  Usaha untuk mengurangi aset dengan cara dimusnahkan atau dihancurkan karena sudah tidak dapat dimanfaatkan kembali.

Pembaharuan  atau Rejuvinasi Aset

Selain penghapusan, aset yang sudah tidak produktif bisa diperbaharui agar dapat dimanfaatkan kembali hingga umur ekonomisnya habis. Peremajaan ini bisa berupa perbaikan menyeluruh maupun penggantian suku cadang dengan tujuan aset bisa beroperasi seperti  semula.

Demikian artikel tentang”Pengertian Manajemen Aset, Contoh Aset, Tujuan dan Siklus Manajemen Aset Lengkap“, semoga bermanfaat.